La gestione delle spese di trasferta: alcuni trucchi per non impazzire
di Camerata Stizza su Marketing, Notizie Commentate il 16 Settembre 2019
Le spese di trasferta sono fra le voci di costo più importanti per un’azienda. Ma come si possono gestire in modo efficace? Ecco qualche trucco per non impazzire.
Cosa sono le spese di trasferta?
Le spese di trasferta sono le spese sostenute da uno o più dipendenti durante una trasferta di lavoro. Si tratta, fondamentalmente, di costi per il viaggio, per l’alloggio e per i pasti. Per quanto riguarda i costi per il trasporto, diversi aspetti rientrano in questa categoria: per esempio le spese sostenute utilizzando un’auto aziendale (pedaggi, rimborso a seconda dei chilometri e così via) o noleggiata, acquisto di biglietti aerei, della metropolitana o del treno. Questa classificazione generale è utile per farsi un’idea di cosa siano le spese di trasferta ma in realtà è indicativa, perché ogni azienda può inserire, in base alle proprie necessità, altre tipologie di spesa.
Deducibilità delle spese di trasferta: i tre sistemi in uso
Le spese di trasferta sono deducibili in base a tre diversi sistemi:
- il rimborso spese a piè di lista o analitico, dove il dipendente deve giustificare tutte le spese mostrando all’azienda i biglietti o le fatture e poi verrà rimborsato. Le spese per il viaggio sono totalmente deducibili, mentre quelle per il vitto e l’alloggio hanno dei limiti. Difatti, c’è un limite di 180,76 euro al giorno se la trasferta è effettuata fuori dal territorio comunale e 258,23 euro al giorno nel caso in cui la trasferta sia all’estero. Gli spostamenti nello stesso comune, invece, sono a carico del dipendente;
- rimborso forfettario, dove l’azienda paga una somma prestabilita al dipendente, a prescindere dalle spese effettuate. Il dipendente, in questo caso, non è tenuto a giustificare la spesa sostenuta, non dovrà quindi conservare né fatture né scontrini o altre prove di spesa;
- rimborso misto. Si tratta di un sistema di registrazione intermedio che unisce elementi di entrambi i modelli. Alcune voci seguono la modalità a piè di lista e altre il sistema forfettario.
Al di là del tipo di rimborso è necessario che la registrazione delle spese di trasferta sia fatta in modo adeguato. Solo in questo modo si rende efficiente e competitiva la propria azienda e si aumenta la produttività. Ma come si fa a gestire in modo corretto le spese di trasferta? Il consiglio è quello di avvarlersi degli strumenti tecnici a disposizione. A tal proposito sono particolarmente utili le carte prepagate aziendali ad uso individuale o intestate a centri di costo e funzioni che permettono sia di garantire ai dipendenti di registrare le spese sia all’imprenditore di controllarli, mettendo un tetto massimo specifico o flessibile in base alla tipologia di spesa, alla trasferta o al periodo. Questo tipo di servizio in genere è accessibile non solo da PC ma anche comodamente dallo smartphone o dal tablet attraverso una app. Attraverso le app è possibile trasformare la gestione della nota spese da manuale ad automatizzata. Con le app si elimina l’errore umano, si velocizzano i tempi e si semplificano i processi. Tutto questo fa sì che l’azienda sia produttiva, perché i dipendenti e lo stesso imprenditore potranno focalizzarsi sul proprio obiettivo di crescita, attuando un preciso piano di marketing ed eventualmente anche un’espansione al di fuori dei confini nazionali.
Ricapitolando, la gestione delle spese di trasferta non è per nulla semplice, specialmente se si fa tutto manualmente. C’è il rischio di fare errori e, oltretutto, si perde di vista l’obiettivo principale: far crescere la propria azienda. Con le moderne tecnologie, però, è possibile evitare questi errori e registrare e controllare le spese di trasferta comodamente attraverso carte prepagate ed applicazioni su smartphone.
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