Scegliere la carta di credito aziendale: qualche consiglio
di SKA su Notizie Commentate il 17 Giugno 2017
Da libero professionista e consulente per le aziende mi trovo spesso ad affrontare problematiche che spesso esulano dai consueti temi del marketing – digitale e tradizionale – e delle strategie di comunicazione online. Talvolta, sia essendo un manager d’azienda o un semplice libero professionista, può capitare di trovarsi in difficoltà con questioni ordinarie come ad esempio la scelta della carta di credito aziendale.
La carta di credito aziendale può essere richiesta ed utilizzata tranquillamente sia essendo dei liberi professionisti – titolari di partita iva, ovviamente – piccole ditte individuali che, come nei casi più comuni, essere titolari di un’azienda di piccole o medie dimensioni con dei dipendenti. La carta di credito aziendale diventa lo strumento più comodo ed utile per tenere sotto controllo le spese dei dipendenti, ma anche per consentire loro di avere autonomia per le transazioni quotidiane soprattutto se si hanno alle dipendenze responsabili commerciali, account, buyer o in generale dipendenti che escono dall’azienda spesso. Poter effettuare e tenere sotto controllo ogni voce di spesa, ad oggi è abbastanza semplice.
Esistono comunque due tipologia di carte aziendali, che bisogna prendere in considerazione per poter scegliere, che hanno funzioni ed obiettivi differenti. Esiste la possibilità di intestare la carta direttamente al dipendente, oppure mantenere l’intestazione direttamente all’azienda.
Nel primo caso – con intestazione diretta al dipendente – si intende la carta aziendale come un benefit da parte dell’azienda: gli importi vengono addebitati direttamente sul conto del dipendente, ma a pagare i costi di gestione (ad es. canoni) sarà l’azienda.
Nel secondo caso la carta aziendale viene concessa al dipendente da parte dell’azienda, che ne rimane comunque l’intestataria. Questo è l’utilizzo più comune nei casi di trasferte dei dipendenti, sia per consentire di effettuare delle spese che sarebbero comunque a carico dell’azienda, sia per controllare adeguatamente tutte le transazioni.
Tra le carte esistenti ci sono le carte di credito a saldo o le prepagate, ma consiglio sempre le prime perché con le prepagate ci sono troppi costi di ricarica a causa delle continue transazioni (al contrario: se siamo una piccola azienda con dipendenti che escono raramente, la carta di credito prepagata potrebbe essere la scelta più giusta.)
Se abbiamo scelto la carta di credito a saldo possiamo iniziare a comparare alcuni fattori per scegliere la soluzione migliore. I parametri più importanti da prendere in considerazione ci sono: i costi di commissione, l’imposta di bollo, l’ammontare del canone, il costo per l’invio dell’estratto conto (ad esempio, spesso con il solo invio elettronico il costo è zero).
Ovviamente questa è solo la prima parte del consiglio: la prima analisi da effettuare è quella relativa alle caratteristiche della carta, i benefit specifici di cui abbiamo bisogno in base alle peculiarità dell’azienda stessa (o del libero professionista). Si fanno molte trasferte? Si fanno molti pranzi di lavoro? Il reparto logistica ha bisogno della massima libertà negli spostamenti, quindi pagamento dei caselli autostradali o del rifornimento di carburante? In base a tutta questa serie di domande avrete la possibilità di scegliere quale carta aziendale scegliere tra le proposte esistenti.
Ad oggi praticamente tutte le società che offrono carte di credito aziendali, come ad esempio le carte di credito Diners, consentono di poter controllare le spese e gestire la disponibilità di fondi direttamente online.
Da consulente dei sistemi comunicativi consiglio in tal caso, per strano che possa sembrare, di effettuare un’analisi interna tra i dipendenti dei settore contabilità – saranno coloro che avranno più a che fare con la questione – per comprendere il grado di abilità con i sistemi online e secondo poi scegliere quali sono le interfacce online più usabili e performanti. Uno studio di usabilità e di architettura della comunicazione fatto a priori sulle interfacce online, con la collaborazione dei dipendenti, limiterà di molto le frustrazioni quotidiane nell’uso del gestionale nonché un’ottimizzazione della tempistica lavorativa. In soldoni: un’interfaccia intuitiva, agile e facile da comprendere consente di risparmiare tempo e denaro (ad esempio il dipendente non sarà costretto a chiamare il servizio clienti così tanto, come succede invece spesso). Quindi scegliete e fate scegliere con la massima attenzione.
Una volta scelto sarà sufficiente recarsi nell’istituto di credito che riteniamo più affidabile – o contattare un responsabile, qualora sia previsto l’appuntamento in azienda – fornire alcune credenziali creditizie che verranno indicate dalla filiale e poco dopo avremo attiva la nostra (o le nostre) carte di credito nuove di zecca. Ricordatevi sempre di scegliere in base alle vostre esigenze specifiche, facendo attenzione agli eventuali costi nascosti o non necessari.
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